Che cos’è la gestione elettronica dei documenti?
Il Document Management System letteralmente Sistema di Gestione dei Documenti è una categoria di soluzioni per organizzare e facilitare la condivisione di documenti e altri contenuti sotto forma di file. La gestione documentale è un insieme di strumenti software e hardware che permette di catalogare, organizzare, spedire, acquisire e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.
Perché è strategica la gestione elettronica dei documenti?
Nonostante fosse opinione diffusa che la presenza pervasiva dei personal computer avrebbe favorito una riduzione nella produzione di documenti cartacei, la realtà si è rivelata diametralmente opposta e il consumo di carta è molto aumentato. La diffusione dell’informatica poi, oltre alla grande produzione di documenti, ha reso possibile la gestione sempre più sofisticata di processi sempre più complessi.
La gestione documentale risulta, quindi, strategica, perchè contribuisce alla riduzione dei costi e dei disservizi legati all’uso dei documenti cartacei oltre a migliorare la sintonia tra i diversi processi.
La gestione documentale garantisce un risparmio immediato e un miglioramento dell’organizzazione.
Alcune statistiche* sui documenti dimostrano che:
- L’85% dei documenti generati non viene più riutilizzato
- Il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte
- Circa il 7% viene smarrito
Un recente studio realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato alcuni costi della gestione documentale tradizionale:
- Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno
- Mediamente ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento
- Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare ognuno di questi è stato stimato in 120 euro
Vantaggi della gestione documentale*:
- Drastica riduzione degli spazi necessari per gli archivi
- Immediatezza nel reperimento delle informazioni
- Abbattimento di costi di gestione
- Inalterabilità dei documenti
- Riservatezza
- Efficienza nel lavoro
- Facilità nel condividere le informazioni
- Automatizzazione dei cicli di approvazione e dei workflow
Vantaggi competitivi nell’adozione di una informazione efficiente*
Saper gestire le informazioni è di vitale importanza per l’attività di un’azienda; i modelli organizzativi che si rifanno alla Knowledge Management (condivisione del sapere aziendale) prevedono quindi che le informazioni siano:
- Corrette ed aggiornate
- Tempestive
- Integre
- Chiare
- Autentiche
- Accessibili
- Facilmente modificabili da chi ne è autorizzato
- Protette
- Disponibili nel tempo
Queste caratteristiche delle informazioni fanno si che l’azienda possa rispondere alle sollecitazioni del mercato e portano vantaggi come:
- Miglioramento dell’immagine aziendale
- Maggiore efficienza
- Riduzione dei conflitti interni
- Maggiore soddisfazione e produttività del personale
- Minori costi per il reperimento delle informazioni
- Migliori tempi di risposta e miglior qualità delle risposte verso i clienti
- Maggiore fidelizzazione dei clienti
- Migliore gestione dei flussi
La necessità di adottare sistemi di gestione e navigazione elettronica dei documenti è determinata dal fatto che il costo per archiviare e conservare le informazioni organizzate in modo da portare reale vantaggio competitivo cresce in modo esponenziale al crescere dei documenti trattati e, inoltre, senza l’utilizzo delle specifiche soluzioni si rischia di eccedere nella burocratizzazione delle procedure.
Infine la gestione elettronica dei documenti è il passo antecedente alla Conservazione Ottica Sostitutiva in quanto le autorità fiscali richiedono una metodologia che permetta di risalire all’origine dell’informazione.
La Gestione documentale è pertanto un sistema strategico che consente, l’elaborazione, la formazione, l’emissione, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, la selezione, l’estrazione, l’utilizzo, il blocco e la distruzione di dati e di informazioni, in modo che sia garantita l’accessibilità nel tempo senza ridondanze, senza inutili perdite di tempo e senza errori, garantendo riservatezza e inalterabilità dei contenuti.
* gli speciali del sistema Frizzera – Il Sole 24 ORE
Come ottenere questi benefici di efficienza e trasparenza nelle aziende e nelle amministrazioni pubbliche?
Software avanzati e metodologia collaudata per la gestione documentale
Soluzioni di navigazione elettronica dei documenti della società TOP Consult di Torino che da 20 anni contribuisce al successo dei propri clienti.
Top Media NED è il motore di tutte le soluzioni Top Consult ultima versione di prodotti che da 15 anni operano all’insegna dell’Application Integration, che introduce concetti innovativi di navigazione elettronica dei documenti realizzando concretamente soluzioni applicative di enterprise content management.
SEMPLICE DA USARE, scalabile, Top Media NED consente di archiviare
elettronicamente i documenti e di navigare al loro interno, gestendone i flussi e le relazioni. Si integra con i programmi gestionali, di office automation, gli applicativi di posta elettronica con i portali e tutti gli strumenti informatici aziendali che producono e gestiscono documenti.
Una metodologia collaudata che ha consentito a più di 400 cliente di raggiungere velocemente i risultati attesi di efficienza e produttività.
e in più:
Documento digitale per salvare sei milioni di alberi
La ricaduta ambientale dell’eliminazione della carta negli uffici italiani attraverso una ricerca del CNR-CERIS per InfoCert e Wave Group.
240 miliardi di fogli consumati ogni anno, equivalenti a 1,2 milioni di tonnellate cartacee e all’emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2.
Un impatto superiore a quello del comparto costruzioni
