Che cos’è l’archiviazione sostitutiva?
L’archiviazione ottica sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto, sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004)
L’archiviazione o conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei a quelli elettronici e permette alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
Il risparmio è proporzionalmente più alto per la documentazione che deve essere conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge si devono conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Principali vantaggi dell’archiviaizone sostitutiva
Immediati:
- riduzione dei costi di archiviazione
- maggior produttività, soddisfazione ed efficienza del personale
- minore spazio per gli archivi
- miglioramento nello scambio delle informazioni e nelle funzioni di tesoreria
- tempi e risultati delle ricerche migliorati
A lungo termine:
- facilità nella gestione della sicurezza
- immediatezza nel reperimento delle informazioni
- rapido ed uniforme utilizzo delle procedure di classificazione
- facilità ad eseguire ricerche delle informazioni precise e approfondite
- miglior rapporto tra dati gestionali e documenti
- miglior comunicazione con la catena di clienti, fornitori e partner.
Oggi, secondo le normative vigenti, è possibile eliminare la carta. Ma cosa è necessario per farlo in completa sicurezza?
Non solo software, consulenza legale e organizzativa per la conservazione ottica sostitutiva.
Il valore delle soluzioni di archiviazione ottica sostitutiva non risiede solo negli applicativi ma anche nella capacità dei professionisti specializzati di trasferire la conoscenza necessaria per la loro corretta e sicura applicazione.
CONLEX è il servizio messo a vostra disposizione per realizzare gli archivi elettronici sostitutivi di quelli cartacei.
E’ compreso nel servizio il rilascio della certificazione di conformità alle recenti disposizioni legali, fiscali e alle regole tecniche emanate dal CNIPA.
Il valore di ConLex, consiste nella metodologia adottata per fornire il servizio e nell’esperienza maturata dal Team di lavoro in più di cento casi pratici già realizzati. Nel team operano professionisti specializzati nelle nuove normative civilistiche e fiscali e nostri specialisti applicativi di comprovata esperienza.
ConLex consente di raggiungere i risultati attesi velocemente, in economia e con la sicurezza indispensabile per la novità e la delicatezza dell’argomento.
e in più:
Documento digitale per salvare sei milioni di alberi
La ricaduta ambientale dell’eliminazione della carta negli uffici italiani attraverso una ricerca del CNR-CERIS per InfoCert e Wave Group.
240 miliardi di fogli consumati ogni anno, equivalenti a 1,2 milioni di tonnellate cartacee e all’emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2.
Un impatto superiore a quello del comparto costruzioni
